ACTIVO-PASIVO-PN

Continuamos  con algunos conceptos basicos:

¿que es un activo?

Activo

Es el dinero, bienes y derechos propiedad del ente. Conjunto de bienes que posee una persona más aquellos cuya obtención de terceros puede contar a su favor, desde un punto de vista jurídico decimos que es el conjunto de derechos sobre los bienes que posee a su disposición más los derechos sobre terceros. Son costos no consumidos y no amortizados.

 ¿que es un pasivo?

Pasivo

Son las obligaciones de dar y hacer contraídas por el ente. Son los bienes que deberá ceder.

 ¿Que es un PATRIMONIO NETO?

Patrimonio neto

La diferencia entre el activo y el pasivo representa el patrimonio neto. Es el conjunto de bienes económicos destinados a generar nuevas riquezas.

Cuentas

Cuenta es un instrumento del que se vale la contabilidad para reflejar los bienes y derechos (Activo), obligaciones de dar ó de hacer (Pasivo), Patrimonio Neto, resultados, ciertas contingencias (previsiones) y los bienes de terceros en propiedad del ente.

Conviene que los datos referidos a cada uno de los elementos de información contable relevantes se registren  y almacenen por objeto ó tema. Para esto se usan las cuentas.

Una cuenta es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto. Constituyen un elemento esencial para la registraciòn contable.

Son verdaderas "células" del "aparato contable".

Una cuenta se compone de un título ó designación (nombre), de una parte narrativa y una parte numérica (movimiento ó registraciones numéricas). En las cuentas se asientan las transacciones, generalmente se representa de la siguiente forma:

Debe                         Nombre  ( Código – Descripción )                          Haber
Fecha - Nº Cbte. - Detalle           $	Fecha - Nº Cbte. - Detalle           $

                    

El nombre se compone de un número que es el código y de un nombre, ó sea, una descripción breve que identifique aquello que representa.

Se incluye fecha de transacción, número de asiento ó comprobante que da origen a la registración y la descripción de la transacción.

La parte numérica es la cuantificación de la operación que se registra.

Forma de registrar en las cuentas

¿COMO SE CLASIFICAN LAS CUENTAS?

A efectos de su estudio y para un mejor entendimiento las cuentas pueden ser clasificadas de la siguiente manera:

a) Por su naturaleza

      b) Por su contenido.

      c) Por su extensión.

      d) Por su agrupamiento.

A)     Por su naturaleza: Las cuentas pueden ser clasificadas a su vez en:

1)    Patrimoniales de Activo: Se reflejan los activos, bienes y derechos de un ente. Se debitan cuando aumenta el Activo y se acreditan cuando disminuye el Activo.

2)    Patrimoniales de Pasivo: Reflejan las obligaciones de hacer o de dar y aquellas situaciones que representan contingencias pero que se pueden convertir en una obligación de dar o de hacer. Se acreditan cuando aumenta el Pasivo y se debitan cuando disminuye el Pasivo.

3)    Patrimonial del Patrimonio Neto: Reflejan los aportes de los socios, los resultados de ejercicios anteriores y del ejercicio actual, las reservas, las primas de emisión, el ajuste de capital, los aportes irrevocables. Se acreditan cuando aumenta el Patrimonio Neto y se debitan cuando disminuye el mismo. Las ganancias se acreditan y las pérdidas se debitan. El problema está en cuándo debe reconocerse una ganancia y cuándo una pérdida.

4)    De movimiento: El saldo debe ser cero al cierre del ejercicio, también se denominan transitorias, su saldo se traslada, al cierre de un período contable, a cuentas patrimoniales o de resultado. Se utilizan por razones de información y de control.

5)    De orden: Reflejan las situaciones que no tienen un impacto directo en el patrimonio pero se requiere su control y seguimiento. Los sistemas contables no sólo se refieren al patrimonio y su evolución, también registran bienes de terceros y ciertas contingencias. Siempre se utilizan de a dos, una con saldo deudor y otra con saldo acreedor. Las cuentas de orden deudoras aumentan (o disminuyen) en la misma magnitud que las cuentas de orden acreedoras.

6)    Regularizadoras: Son de Activo o de Pasivo, las de Activo regularizan al Pasivo y las de Pasivo regularizan al Activo. Surgen como consecuencia de la necesidad de exponer con mayor claridad las diversas situaciones que se reflejan en los Estados Contables. Hay casos en que conviene desdoblar la medición contable de un elemento patrimonial utilizando una cuenta principal y una ó más cuentas regularizadoras.

B)      Por su contenido: Las cuentas pueden ser clasificadas a su vez en:

7)    Personales: Son utilizadas para registrar el movimiento crediticio en sus relaciones a favor o en contra de la empresa con terceros, como pueden ser  deudores por ventas y proveedores.

8)    Objetivas: Están referidas a bienes u objetos corporales que componen el patrimonio tales como mercaderías, terrenos, edificios, etc.

C)      Por su extensión: Las cuentas pueden ser clasificadas a su vez en:

9)    Analíticas: Son de carácter indivisibles, como puede ser la cuenta que refleja el saldo en un banco.

10)  Sintéticas: Son una suma de cuentas analíticas. Componen un grupo homogéneo de cuentas simples, como por ejemplo: la cuenta deudores por ventas que incluye a los deudores AA, BB, CC, etc.

D)      Por su agrupamiento: Las cuentas pueden ser clasificadas a su vez en:

11)  Rubros: Incluye un conjunto de cuentas con características similares, ejemplo: Bienes de uso, agrupa las cuentas rodados, muebles y útiles, maquinarias, etc.

12)  Capítulos: Activo corriente, activo no corriente, pasivo corriente, pasivo no corriente, patrimonio neto.

Asientos contables: Son las anotaciones en los registros contables de las operaciones realizadas por la empresa. Estas anotaciones pueden ser por partida simple o  por partida doble.

VARIACIONES PATRIMONIALES

Los movimientos patrimoniales pueden ó no alterar la cuantía del patrimonio neto y en base a que el patrimonio neto de un ente se vea incrementado ó disminuido las variaciones patrimoniales pueden ser clasificadas en:

     Variaciones Permutativas ó Cualitativas:  Son aquellas operaciones que alteran al patrimonio en forma cualitativa, es decir en la calidad de sus elementos componentes, pero sin alterar cuantitativamente al patrimonio neto. Pueden implicar:

- Aumento de un activo acompañado de una disminución de otro activo.

- Aumento de un pasivo acompañado de una disminución de otro pasivo.

- Aumento de un activo acompañado de un aumento de un pasivo.

- Disminución de un activo acompañado de la disminución de un pasivo.

Variaciones Modificativas ó Cuantitativas: Son aquellas que alteran al patrimonio neto en forma cuantitativa. Originan un aumento ó disminución del mismo como consecuencia de la efectivización de resultados positivos (ganancias) y negativos (pérdidas) respectivamente.

PLAN DE CUENTAS

Es un diagrama completo y detallado de las cuentas que utiliza una empresa. El Plan de Cuentas debería ser preparado, confeccionado en un momento anterior al proceso de registración, es decir, antes de comenzar a realizar asientos contables, para esto debemos conocer las cuentas que se van a necesitar, debemos prever las situaciones de hechos, actos, objetos, personas que queremos representar con las cuentas. Nos es necesario conocer  en un principio el grado de detalle que se requerirá.

El Plan de Cuentas es la ESTRUCTURA ó ESQUELETO, poseerá el grado de detalle que se determine de utilidad. Las cuentas son codificadas (se les asigna un código o número identificatorio) siguiendo un cierto orden.

Las cuentas se agrupan por su naturaleza y el criterio que generalmente se utiliza para ordenar los grupos de cuentas de activo es en función de la liquidez ya que facilita la confección del balance, los grupos de cuentas del pasivo se ordenan en función de su exigibilidad. En su confección se debe tener presente:

Finalidades del Plan  de Cuentas

Ÿ Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad:

Ÿsuministro de información

Ÿen base a dicha información, permitir un eficiente control

ŸFacilitar la imputación contable de los registros

Características del Plan de Cuentas

·         Debe ser flexible, para permitir la incorporación de nuevas cuentas

·         Los agrupamientos deben ser de característica homogénea

·         Claridad en la terminología de las cuentas

·         No debe ser innecesariamente extenso, dificulta búsqueda de información

Otros aspectos

·         Tipo de explotación de la empresa

·         Aspectos legales, a cumplirse en virtud de su naturaleza jurídica

·         Tamaño de la empresa y planes futuros

·         Extensión geográfica, si tiene o no sucursales

·         Su estructura organizacional áreas, departamentos.

Definición de Plan de Cuentas según Fowler Newton: Es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.

Definición de Plan de Cuentas según Palle Hansen: Esquema elaborado en forma gráfica, que indica de que cuentas se sirve la contabilidad, agrupadas de tal modo que por una parte se pueda  seguir la marcha de los asuntos y por otra, organizando el mayor, la contabilidad de la distribución de los costos.

MANUAL DE CUENTAS

El Plan de Cuentas viene acompañado del Manual de Cuentas, donde se especifica el funcionamiento de c/u de las cuentas, en que casos corresponde usar c/u de las cuentas, cuando se acreditan, cuando se debitan y  que concepto vamos a incluir en las mismas ( parte narrativa ).

El Manual de Cuentas consiste en un análisis minucioso de c/u de las cuentas del Plan de Cuentas, a través de una técnica basada en el siguiente cuestionamiento:

1- QUE REPRESENTA LA CUENTA?

Si se desconoce el concepto se ignorará totalmente su aplicación en las registraciones contables

2- CUAL ES SU SALDO?

Determinar en base a lo que representa su saldo, si es deudor o acreedor

3- CUANDO SE DEBITA?

Cuales son las oportunidades en las que debe producirse un débito en la cuenta

4- CUANDO SE ACREDITA?

Las oportunidades en las que debe producirse un crédito en la cuenta

¿Qué es el análisis de cuentas?

Controla que aquello que representa la cuenta sea correspondiente a lo que debería representar.

ASPECTOS LEGALES DE LOS LIBROS Y DE LA CONTABILIDAD

Código de comercio art 43 a 67. Capítulo III de los libros de comercio Ley 19.550 (mod. 22.903) art 61 a 73. Sección IX de la documentación y de la contabilidad.

ARTÍCULOS MÁS IMPORTANTES

Art. 43. Todo comerciante está obligado a llevar cuenta y razón de sus operaciones y a tener una contabilidad mercantil organizada sobre una base contable uniforme y de la que resulte un cuadro verídico de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos susceptibles de registración contable. Las constancias contables deben complementarse con la documentación respectiva.

Art. 44. Los comerciantes, además de los que en forma especial impongan este código u otras leyes, deben indispensablemente llevar los siguientes libros: Diario e Inventario y Balance.

Art. 45. En el libro diario se asentarán día a día, según el orden en que vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante.

Art. 48. El libro de inventario se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes, muebles y raíces, créditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro. Después formará todo comerciante en los tres primeros meses de cada año y extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él todos sus bienes, créditos y acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes en la fecha del balance.

Art. 50. Respecto a los comerciantes por menor, no se entiende la obligación de hacer el balance general sino cada 3 años.

Art. 51. Todos los balances deberán expresar con veracidad y exactitud compatible con su finalidad, la situación financiera a su fecha. Salvo el caso de las normas legales o reglamentarias que dispongan lo contrario, sus partidas se formarán teniendo como base las cuentas abiertas y de acuerdo a criterios uniformes de valoración.

Art. 52. Al cierre de cada ejercicio el comerciante está obligado a extender en el libro de inventario y balance, además de éste, un cuadro contable demostrativo de las ganancias o pérdidas, del que éstas resulten con veracidad y evidencia.

Art. 53. Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este código, estarán encuadernados y foliados, en cuya forma los presentará cada comerciante al tribunal de comercio de su domicilio para que se los individualice en la forma que determine el respectivo tribunal superior y se ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hijas que contenga.

Art. 54. Se prohibe: Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse, según lo prescrito en el art. 45; dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones; hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error; tachar asiento alguno; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

Art. 55. Los libros mercantiles que carezcan de alguna de las formalidades prescriptas en el art. 53, o tengan algunos de los defectos y vicios notados en el precedente, no tienen valor alguno en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan.

Art. 63. Los libros de comercio llevados en la forma y con los requisitos prescriptos, serán admitidos en juicio, como medio de prueba entre comerciantes, en hecho de su comercio, del modo y en los casos expresados en este código.

Art. 67. Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio hasta 10 años después del cese de su actividad y de la documentación a que se refiere el art. 44, durante 10 años contados desde su fecha.

REGISTROS CONTABLES

Los libros de comercio pueden ser clasificados en tres categorías, a saber:

OBLIGATORIOS:

Según el art.44 del Cód. Comercio, los libros obligatorios son:

Libro Diario: Es un registro cronológico en donde se asientan las operaciones día por día en el orden en que se van produciendo. Las anotaciones en este libro tienen el número de Asiento (correlativo), fecha, las cuentas que intervienen, un campo de descripción, y los importes. Cada anotación referente a una operación, se llama “asiento”. Las Fuentes Contables nos brindan la información para ser registrada en el Libro Diario. Las Fuentes contables son:

·         Comprobantes de contabilidad: factura, remito, recibo, nota de crédito, nota de débito.

·         Papeles de comercio: cheque, pagaré.

·         Instrumentos públicos y privados: contratos

Todo esto, la contabilidad lo capta, lo contabiliza, se mayoriza y se obtienen los saldos de cada cuenta.

Inventario y Balance: Cuando se constituye una sociedad se describe el detalle de bienes que conforman la sociedad al cierre de cada ejercicio. Se transcribe por un lado el Balance, producto final del sistema contable (estado contable), más el “detalle”, el recuento de c/u de las cuentas, en forma anual. Composición de c/u de las cuentas.

NO OBLIGATORIOS ó AUXILIARES

 No son exigibles legalmente, pero sí son indispensables, podemos mencionar:

Libro Mayor: No es exigible legalmente, pero sí es indispensable, ya que en él aparecen detalladas todas las cuentas, el movimiento de c/u de ellas y el saldo a una fecha dada. Por lo tanto:

·         Permite determinar la situación (saldo) de las cuentas a una fecha dada

·         Permite ver, en todo momento, el movimiento de cada cuenta

A la acción de transcribir los asientos del Libro Diario al Libro Mayor se la denomina “Mayorización”.

ESPECIFICOS o ESPECIALES

Son libros cuyo objeto no forma parte del proceso contable, pero son obligatorios en virtud a disposiciones legales, impositivas, de organismos de control, etc. Entre ellos podemos mencionar:

·         Libro de IVA (Impuesto al Valor Agregado)

·         Libro de la LEY 20.744 (Registro Laboral)